Umowa o pracę

W sytuacji firm, które do celów swojej działalności wykorzystują pojazdy najmowane lub własne, powinno być prowadzone rozliczenie, zwyczajowo zwane kilometrówką. Ma to swoje użycie w przypadku tzw. jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana winna być zarówno wtedy, kiedy samochody używane są często, jak i gdy tylko czasami. Ewidencja powinna zawierać:

• Datę i cel wyjazdu,
• Sygnaturę zatrudniającego i jego dane,
• Kolejny numer wpisu,
• Wielkość silnika,
• Imię i nazwisko osoby użytkującej auto,
• Liczbę rzeczywiście przejechanych kilometrów,
• Opis trasy,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Kwotę za kilometr przebiegu

Obowiązek tworzenia kilometrówki spoczywa na firmach używających ww. pojazdów osobowych lub innych, o udźwigu nieprzekraczającym 3,5 tony (z wyjątkami).

Wielkość stawek obliczeniowych dla firm z sektora publicznego, określana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych firmach naliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawo (np. statut wynagrodzeń).

Dla ułatwienia oraz sprecyzowania, prawodawca ustalił niejakie limity kilometrów, które przedstawiają się następująco:

• 300 km – obszary gminne do 100 tysięcy zamieszkałych
• 500 km – obszary gminne powyżej 100 tysięcy zamieszkałych
• 700 km – obszary gminne powyżej 500 tysięcy zamieszkałych

Są tylko dwa odstępstwa w obliczaniu kilometrów jazd lokalnych:

• Służba leśna posiada przypisaną wartość 1500 kilometrów miesięcznie
• Służby ratownicze oraz pozostałe podobne, posiadają do wyjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie

Pracodawca, który nie jest w strefie budżetowej, ma możliwość określić mniejszy limit kilometrów, mimo to nie powinien go przekroczyć. Straty pieniężne związane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi płacenia składek na ubezpieczenie społeczne. Raty te naliczane są dopiero po przewyższeniu scharakteryzowanego prawem przydziału kilometrów, ale tylko od kwoty przewyższającej ten limit.