Umowa o pracę

Każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania dokumentacji firmowej. Nienależyte wywiązywanie się z tego zobowiązania grozi poważnymi sankcjami karnymi. Jakie dokumenty należy archiwizować i przez jaki okres?

W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.

Dokumenty podatkowe

W myśl Ustawy o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął czas płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]

Dokumenty kadrowe

Dokumentację pracowniczą, w tym także dotyczącą wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, danych osobowych, przechowuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.

Dokumenty ZUS

Ze względu na rodzaj dokumentów ZUS-owskich, dzieli się ją na 3 grupy o różnym obowiązku przechowywania i tak:

• Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszelkie zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych albo do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.


• Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty potwierdzające wysokość należnych składek – trzeba je przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do ZUS (również te przesłane drogą elektroniczną)


• Dokumenty zgłoszeniowe – mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - trzeba przechowywać przez cały okres funkcjonowania firmy, gdyż Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je sprawdzić nawet po 50 latach od ich sporządzenia.