Umowa o pracę

Każdy pracodawca jest zmuszony do zachowania dokumentów osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej.

Przepisy szczegółowo precyzują, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać akta pracownicze. Możemy wyróżnić trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty powiązane z staraniem się o posadę

W skład tych dokumentów wchodzą:

• [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący informacje następującej terści: informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, ukończone kursy i szkolenia, : dane osobowe i kontaktowe, dodatkowe uprawnienia i umiejętności |wypełniony kwestionariusz osobowy z danymi osobowymi, informacjami o wykształceniu, opisanym doświadczeniem zawodowym, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, ukończonymi kursami i szkoleniami, danymi kontaktowymi
• dokumenty poświadczające zatrudnienie, okres trwania zatrudnienia, zajmowane stanowisko i stosunek do pracy u innego pracodawcy
• dokumenty potwierdzające posiadane umiejętności pożądane do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
• wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

B - Podjęcie pracy i przebieg zatrudnienia

• potwierdzenie zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
• zaświadczenia o ukończonych kursach bhp;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja miała miejsce);
• dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• deklaracje o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
• ksero zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

C - Wypowiedzenie pracy Tutaj należy przechowywać wszystkie zaświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy, a więc :

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy,
• odpis przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
• dowód dokonania działań w związku z zajęciem honorarium za wykonywaną pracę ze względu na prowadzone postępowanie egzekucyjne oraz inne dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
• Dotyczy to np. potrzeby wydania świadectwa pracy jak również zaświadczeń związanych z niewypłaceniem pracownikowi równowartości pieniężnej za niewykorzystany urlop,
• podpisaną deklarację o zakazie konkurencji w momencie ustania umowy o pracę, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach po ustaniu umowy o pracę.

Wymagany sposób przechowywania akt Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w formie orginalnych dokumentów w siedzibie zarządu lub w placówce podmiotu gospodarczego. Najlepiej, by łatwo i szybko można było je znaleźć. Oprócz tego należy chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, akta pracownicze, w tym dotyczące czasu pracy i wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS wyznacza podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli przedsiębiorstwo uległo likwidacji, to powinności w archiwizowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum .